متابعة - علاء حمدي
تعتبر المذكرات والرسائل والتقارير الحكومية وسيلة هامة مـن وسـائل الاتـصال المكتـوب داخـل المؤسـسات علـى اخـتلاف أنواعهـا وعلـى اخـتلاف النشاطات التي تمارسها، وبدونهم يكون من الصعب إدارة أي مؤسسة بفاعلية وكفاءة، لأن الإدارة تعتمـد على المعلومات التي تتضمنها المذكرات والرسائل والتقارير في معرفة حقيقة ما يجري داخـل المؤسسة ، واتخـاذ القـرارات الهامـة،
وتتوقـف كتابتهم ونجاحهم على إلمام كاتبهم بالمبادئ الأساسية للاتصال التي تعينه على نقل المعنى الى ذهـن قارئ التقرير بوضوح وإيجاز ومعرفته بالمراحل التي يجب ان يتبعها في تحليل ودراسة المـشكلات التـي يكلـف بوضـعهم ومعرفته كذلك بأجزاء وهيكل المذكرات والرسائل والتقارير الحكومية
وايضا الخـصائص الواجـب توافرهـا فيهم حتـى يـنجح فـي تحقيـق هدفه. فهي عصب الاتصال الاداري وأساس العملية الادارية والتي تساعد بطبيعة الحال على اتخاذ القرار وتزويد العاملين بالمعلومات الكافية لوضوح الرؤية وتحقيق الأهداف في ظل مناخ تنظيمي يتسم بتفعيل أنماط الاتصالات التنظيمية .
حول فاعلية المراسلات وإعداد المذكرات حاضرت الأستاذة هيام عبد الحميد سعفان مدير عام بإدارة المراجعة ثاني محاضرات ورشة فاعلية التواصل والمراسلات وإعداد التقارير الذي تقدمه الإدارة المركزية لإعداد القادة الثقافيين برئاسة الدكتورة منال علام عبر تقنية البث المباشر
مسلطة الضوء على أهم القواعد الأساسية الواجب اتباعها في كتابة هذه التقارير ،موضحة أن الرسائل الإدارية لها خصائص وقواعد معينة لا بد من اتباعها على اختلاف أنواعها سواء القواعدية منها أو الرئيسية الواجب اتباعها في الكتابة بشكل عام.